Organización de un evento 2.0.

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Estrenamos 2014 con un post sobre la organización de eventos 2.0. Espero que os resulte de interés :)

Hoy en día, gracias a las redes sociales se puede y se debe crear una presencia diferenciada. Esto no consiste sólamente en crear un Facebook o un Twitter cada vez que organicemos una feria, jornada o seminario. Lo que hay que hacer en cada caso, es pensar y valorar. 

Lo primero... crearse un blog o web

En el caso de tener ya una marca propia importante y conocida (por ejemplo, el recinto ferial de Asturias FIDMA) a veces no merece la pena crear un Twitter nuevo específico para un evento (imaginemos, una feria de stocks), sino que podemos usar el de la marca que aglutina. 

Pero si es una empresa que está empezando es bueno crearse una presencia diferenciada a través de las redes sociales. Podemos empezar haciendo un blog (wordpress, blogger, etc). Por ejemplo, sobre el estreno de un cortometraje. 

Al blog hay que ponerle un nombre por el cual la gente nos pueda buscar y encontrar en Google. “Cortometraje Gijón: Los Rodríguez”. 

Ya sé que muchas veces el presupuesto es fundamental pero, si no tenemos dinero hay que sacar partido a todo lo que tengamos, sacar rendimiento. Por ejemplo, si queremos difundir unos folletos podemos colgarlos en Issuu (es gratuito).

Lo segundo... A las redes sociales...

Después de hacer el blog, podemos hacer un Twitter, una página de Facebook, un canal de Youtube, Linkedin... Ya sabéis, todo depende de nuestros objetivos, de nuestro público, etc. Recordad que existen unas ventajas y unas desventajas de estar las redes sociales.

El evento tiene que tener un título, una descripción, un objetivo, un programa, una fecha y una duración. Además, si corresponde, puede también tener unas fechas claves (fecha tope para inscripción, por ejemplo), precio, lugar, FAQ, formularios, noticias, prensa, contacto, identidad visual...

Consejos

Una vez que ya tenemos el blog (o web) y estamos presentes en las redes sociales que hayamos decidido comenzamos a difundir. Veamos algunos consejos.

- Cuida el tono: ¿Tú o Usted?, ¿Informal o formal? ¿Humorístico? Lo que tú decidas, pero una vez que has empezado luego no puedes cambiarlo...

-  Manten el ritmo de publicaciones (no vale dos un día y luego una semana sin publicar), actualiza periódicamente, intenta enganchar a la gente y planifica tus actuaciones.

- Fomenta el feedback. Conversa. Ya sabes que las redes sociales no son unidireccionales... Tienes que responder, charlar, conversar.

- Gestiona los comentarios negativos. Siempre lo hay, es inevitable, y no puedes borrarlos. Lo que tienes que hacer es responderlos, intentar defenderte, pedir disculpas, etc.

- Pon contenidos con valor añadido. Hablábamos antes de que hay que actualizar y enganchar a la gente. esto sólo se consigue publicando un contenido relevante y de calidad, que interese a tu público. Evitar contenido irrelevante.

- Controla la saturación. Es decir, una cosa es no publicar contenido en una semana y otra cosa es pasarse y estar tuiteando cada 5 minutos... ¡No satures! La gente valora las pausas. 

- Ten unas reglas claras sobre cómo actuar, unos criterios o house rules.

- Y no te limites sólo a volcar contenido. Lo dicho, conversa, responde, interactúa...

Detalles previos al evento

- Crear una etiqueta para Twitter. Hashtag. Es una buena idea crear un hashtag cuando vas a difundir un evento a través de Twitter porque es una forma de que todos los tuits que tengan que ver con dicho evento se aglutinen. Además, la gente puede seguir esta etiqueta y también comunicarse contigo a través de ella.

- Tener planificadas de antemano las actualizaciones. Por ejemplo: los miércoles y los viernes voy a actualizar el Blog, cada día haré dos tuits, todos los días haré un post en Facebook... etc. Es importante planificarse e intentar luego cumplir lo establecido.

- Comprobar infraestructura técnica. Parece una obviedad, pero luego estas cosas fallan. Por ejemplo, que haya WIFI y 3G en la sala.

- Monitorizar. Como ya os he dicho alguna vez: si no mides lo que haces, nunca sabrás si lo has hecho bien o no. ¿Qué repercusión has tenido?, ¿Cuántos me gusta?, ¿Cuántos retuits?, etc. Además, este ROI lo puedes vender para el siguiente evento que tengas que organizar.

- Visibletweets. ¡Os lo recomiendo! Es una aplicación en la que vas viendo los post que se han hecho de una determinada etiqueta.

- Un dato de interés: El 60% de los tuits se hacen durante el evento pero hay que cuidar la parte del después porque es la más importante.

Durante el evento

- Cuando el evento ya ha empezado, tenemos que intentar seguir con la planificación que tenemos, aunque es cierto que luego, a la hora de la verdad, no siempre se puede porque surgen imprevistos. Aún así, hay que tener siempre un plan en la cabeza.

- Intenta evaluar los comentarios recibidos en el momento, tanto si son buenos como si son malos, así los puedes solucionar sobre la marcha.

-  Fomenta la participación.

- Monitoriza las menciones que te vayan haciendo. Retuitea. Da las gracias.

- Conversa con quien te pregunte, con quien tenga dudas...

-  Implica a los usuarios, habla con ellos...

Después del evento:

 Cuando el evento ya ha finalizado debes:

- Continuar la conversación con los asistentes.

- Enviar agradecimientos y actualizaciones. Por ejemplo: las ponencias de la jornada, el pdf de la presentación, etc.

- Compartir la repercusión que ha tenido el evento en los medios.

- Cuantificar y evaluar el feedback recibido.

- Elaborar bases de datos.

Espero que este post os haya gustado y que os sea útil. Gracias por leerme. Saludos :)